Migrazione email aziendale su Microsoft 365 e Google Workspace
Nessuna email persa e circa un’ora di fermo, non una giornata. Continuate a ricevere sul nuovo sistema dallo stesso giorno, con lo stesso indirizzo di sempre — e il vecchio archivio resta consultabile per tutto il tempo.
- 1 ora di fermo
- Dal 2003 a Roma
- 500+ PMI seguite
- Da 75 € a casella
- La PEC resta dov’è
Se vi riconoscete in almeno due di queste, è il momento
Sono i sintomi che vediamo ogni settimana nelle aziende ancora su una casella base.
- La casella è piena e ogni volta bisogna cancellare allegati per liberare spazio
- Gli allegati sopra i 25 MB non partono e finite a mandare link improvvisati
- Non esiste un calendario condiviso: gli appuntamenti si girano su WhatsApp
- Lo spam passa. E ogni tanto passa anche qualcosa di peggio dello spam
- Chi lavora fuori sede apre una webmail lenta e trova solo metà della posta
- Quando un collaboratore se ne va, la sua casella diventa un problema di tutti
- Nessuno sa dire con certezza se esiste una copia della posta degli ultimi anni
- Ogni computer ha una configurazione diversa, fatta da persone diverse nel tempo
La vostra PEC non si tocca
È la prima domanda che ci fanno tutti, quindi mettiamola subito da parte. La PEC è un servizio a valore legale erogato da un gestore accreditato AgID ed è separato dalla posta ordinaria: resta dov’è, con lo stesso indirizzo e lo stesso gestore, e continua a funzionare esattamente come prima.
Nell’analisi preliminare verifichiamo la configurazione DNS del vostro dominio proprio per accertarcene prima di toccare qualsiasi cosa.
Cosa comprende la migrazione
Compresa la parte tecnica che di solito spaventa — e che è esattamente quella in cui le migrazioni fatte male si rompono.
- Analisi preliminare di caselle, dimensioni, domini e configurazione DNS attuale
- Attivazione del tenant Microsoft 365 o Google Workspace e configurazione iniziale
- Trasferimento dell’intero archivio storico: email, cartelle, contatti e calendari
- Record DNS configurati come si deve: MX, SPF, DKIM e DMARC
- Riconfigurazione dei dispositivi: computer, smartphone e tablet di ogni persona
- Firme, regole, alias, inoltri, liste di distribuzione e caselle condivise
- Formazione alle persone, perché nessuno resti fermo a guardare lo schermo
- Assistenza nei giorni del passaggio, quando saltano fuori le cose vere
Come funziona
Quattro fasi, tutte in orario di lavoro. Prima si riparte a ricevere, poi si ricostruisce l’archivio.
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Fase 1 — Analisi
Guardiamo com’è messa
Contiamo le caselle, misuriamo gli archivi, controlliamo il DNS del dominio e cerchiamo gli archivi locali sui computer. Da qui esce il preventivo definitivo, con un numero preciso.
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Fase 2 — Cambio DNS
La posta nuova arriva qui
Creiamo le caselle sul nuovo sistema e spostiamo i record MX, SPF, DKIM e DMARC, poi configuriamo computer e telefoni. È l’unico momento in cui la posta si ferma: circa un’ora.
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Fase 3 — Copia dello storico
L’archivio vi raggiunge
Trasferiamo tutta la posta degli anni passati mentre voi lavorate. Viene dopo il DNS di proposito: così si copia una volta sola, completa fino all’ultimo messaggio. Nel frattempo resta consultabile dov’è sempre stata.
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Fase 4 — Formazione
Le persone sanno cosa fare
Mostriamo a ciascuno dove sono finite le sue cose e come si usa quello che prima non aveva: calendari condivisi, ricerca, archivio senza limiti di spazio.
Perché copiamo l’archivio dopo il cambio DNS, e non prima
Il fermo dura circa un’ora, il tempo che i record DNS si aggiornino e la posta cominci ad arrivare al nuovo sistema. Da lì in poi si lavora normalmente.
L’archivio storico lo trasferiamo dopo, di proposito. Nel frattempo non vi manca mai: le vecchie email restano consultabili dalla webmail del vecchio provider e dentro Outlook, dove sono già scaricate sul computer. Non esiste un momento in cui il vostro archivio è irraggiungibile.
Il motivo è tecnico e vale la pena spiegarlo, perché è quello che distingue una migrazione fatta bene. Se si copia l’archivio prima di spostare il DNS, tutti i messaggi che arrivano nel frattempo restano indietro sul vecchio sistema e vanno recuperati con una seconda passata: due migrazioni invece di una, con il rischio di doppioni e di buchi proprio nel punto di giunzione. Facendo prima il DNS e poi la copia, l’archivio si trasferisce una volta sola, completo fino all’ultimo messaggio.
Non lavoriamo di notte né nel fine settimana, ed è una scelta. Il giorno del passaggio siamo raggiungibili al telefono mentre voi lavorate. Le migrazioni fatte alle tre di notte sembrano eleganti finché il lunedì mattina qualcosa non torna e non risponde nessuno.
Microsoft 365 o Google Workspace?
Non abbiamo un preferito: abbiamo migrato aziende su entrambi. Di solito la scelta si decide su queste quattro righe.
| Se… | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Usate Excel e Word in modo serio | Applicazioni installate sul computer, completeconsigliato | Fogli e Documenti online, ottimi ma non identici |
| Lavorate soprattutto dal browser e dal telefono | Funziona, ma dà il meglio con le app installate | Nato per questo, più immediatoconsigliato |
| Avete già un server o un dominio Windows | Si integra in modo naturaleconsigliato | Convivenza possibile, meno lineare |
| Volete la posta più semplice possibile | Più opzioni, quindi più configurazione | Meno da spiegare alle personeconsigliato |
Se il dubbio resta, lo risolviamo in dieci minuti al telefono guardando come lavorate davvero.
Quanto costa
Il prezzo si calcola per casella e dipende da due cose soltanto: se è una casella personale o condivisa, e quanto è grande l’archivio da trasferire. Nessuna sorpresa a fine lavoro.
75 € a casella, tutto compreso
È il caso più comune: casella personale con archivio fino a 5 GB, creazione e migrazione incluse.
| Archivio da trasferire | Casella personale | Casella condivisa (info@, amministrazione@…) |
|---|---|---|
| Fino a 5 GB | 75 € | 100 € |
| Da 5 a 10 GB | 100 € | 125 € |
| Da 10 a 20 GB | 125 € | 145 € |
| Oltre 20 GB | 170 € | 195 € |
Cosa è già dentro il prezzo
Creazione e configurazione della casella, trasferimento dell’archivio, DNS, riconfigurazione dei dispositivi, firme e regole, formazione e presidio del primo giorno.
Cosa non è compreso
Le licenze Microsoft 365 o Google Workspace, che pagate direttamente al fornitore e restano intestate a voi. Gli archivi locali .pst di Outlook si trattano a parte: vanno esportati e reimportati singolarmente.
Tutti gli importi sono IVA esclusa. Il preventivo definitivo esce dall’analisi preliminare, che è gratuita.
Un esempio concreto: uno studio con 5 caselle
Il caso più frequente. Quattro persone più un indirizzo condiviso per le richieste in entrata.
Sono 549 € IVA inclusa, una volta sola. A questi si aggiungono le licenze, che pagate direttamente a Google o Microsoft e restano vostre. Il titolare costa più degli altri per un motivo solo: tiene dodici anni di posta e il suo archivio rientra nella fascia superiore.
Quando invece serve un progetto su misura
Il listino qui sopra copre la maggior parte delle aziende. Se però riconoscete la vostra situazione in una di queste righe, il prezzo a casella non racconta tutta la storia e conviene parlarne.
- Più domini o più società da unificare sotto un unico sistema
- Caselle condivise, deleghe e permessi articolati fra le persone
- Archivi molto grandi, o archivi locali .pst sparsi sui computer
- Un server di posta interno: Exchange, Zimbra o simili
- Passaggio da un tenant Microsoft a un altro, dopo fusioni o scissioni
- Obblighi di conservazione documentale o settori regolamentati
- Più di trenta persone, o più sedi da coordinare
- Volete migrare la posta e nel frattempo rifare la rete o i backup
Dieci minuti al telefono e lo sapete
Ci raccontate come siete messi e vi diciamo se il vostro è un caso standard o se serve un progetto dedicato. È una telefonata, non un preventivo: non vi mandiamo nessun venditore.
Una cosa da sapere prima di firmare con Microsoft o Google
Microsoft e Google garantiscono che il servizio sia disponibile e che i loro sistemi non perdano dati. Non garantiscono che i vostri dati siano recuperabili se qualcuno li cancella: è il modello di responsabilità condivisa, l’infrastruttura è loro, i dati restano vostri.
In pratica: se una persona svuota tre anni di posta e ve ne accorgete due mesi dopo, il cestino non vi salva. Per questo il backup della posta è un servizio a parte, e ve lo proponiamo dopo la migrazione — non prima, e non dentro al preventivo per gonfiarlo.
Domande che ci fanno sempre
Le stesse nove, in vent’anni.
Perdo le vecchie email?
No, e non le perdete di vista nemmeno per un giorno. Trasferiamo l’intero archivio storico — messaggi, struttura delle cartelle, contatti e calendari — e il vecchio sistema resta intatto e consultabile finché non abbiamo verificato che sia arrivato tutto: non lo spegniamo prima.
Quanto tempo resta ferma la posta?
Circa un’ora, il tempo che i record DNS si aggiornino. Nessuna giornata di lavoro persa e nessun messaggio smarrito: quelli inviati durante il passaggio vengono consegnati appena il nuovo sistema è attivo.
Nel frattempo posso consultare le vecchie email?
Sì, sempre. L’archivio resta accessibile dalla webmail del vecchio provider e da Outlook, dove la posta è già scaricata sul computer: non c’è nessun momento in cui vi ritrovate senza. Noi lo copiamo sul nuovo sistema nei giorni successivi, e lo facciamo dopo il cambio DNS proprio per trasferirlo una volta sola invece che in due passaggi.
Devo cambiare indirizzo email?
No. Gli indirizzi restano identici, dominio compreso. Cambia solo il sistema che c’è dietro.
Cosa succede alla PEC?
Resta dov’è, con lo stesso gestore e lo stesso indirizzo. È un servizio separato dalla posta ordinaria e la migrazione non la tocca.
Devo spostare il dominio da dove è registrato?
No. Il dominio può restare dal vostro registrar attuale: modifichiamo soltanto alcuni record DNS. Se preferite spostarlo, possiamo occuparcene noi.
Le licenze sono comprese nel prezzo?
No, e per una ragione precisa: le licenze si pagano direttamente a Microsoft o Google e restano intestate alla vostra azienda. Se un domani cambiate fornitore di assistenza, il vostro ambiente resta vostro. Vi aiutiamo a scegliere il piano giusto senza pagare funzioni che non userete.
Ho un archivio .pst su Outlook: viene trasferito?
Non automaticamente. Gli archivi locali .pst vivono sul computer, non sul server, quindi la migrazione standard non li vede. Vanno esportati e reimportati uno per uno: li quotiamo a parte, dopo aver verificato quanti sono e quanto pesano.
Lavorate solo a Roma?
La migrazione si esegue in gran parte da remoto, quindi lavoriamo con aziende in tutta Italia. A Roma e in provincia veniamo anche in sede, e per una PMI con dieci postazioni e altrettanti telefoni da riconfigurare avere qualcuno presente il lunedì mattina non è un dettaglio.
Chi esegue il lavoro
Ejart si occupa di infrastruttura IT per piccole e medie imprese dal 2003, da Roma. Oltre 500 aziende seguite, server, reti, backup e posta. Non siamo un call center e non rivendiamo pacchetti: le migrazioni le fanno le stesse persone che poi rispondono al telefono.
- 23 anni di attività
- 500+ PMI
- Partner Veeam · Synology · Zyxel · 3CX
Partiamo dall’analisi. È gratuita.
Un’ora insieme per contare le caselle, misurare gli archivi e guardare il DNS. Da lì esce un preventivo con un numero preciso, non una forbice. Se poi decidete di non fare nulla, non ci siamo persi niente né voi né noi.
06 4341 2978Lunedì-venerdì, 10-18